Mise à jour 18/09/2021

ATTENTION : CETTE FAQ Concernent les Rencontres de Bordeaux les 20 et 21 septembre 2021. Elles seront prochainement actualisées pour les Rencontres de Lille, les 11-12 mars 2022

  • Qu’est-ce que le format hybride ?

C’est la priorité donnée aux retrouvailles en présentiel.
C’est la possibilité également, pour le même tarif d’inscription, de cocher le choix du distanciel.

  • Que m’offre le format hybride ?

Vous participez physiquement aux Rencontres ? Vous pouvez revisionner les conférences, y compris celles que vous aurez manqués.
Vous n’avez pas la possibilité de participer en présentiel aux Rencontres ?  Vous pouvez profiter du format digital. Un code nominatif vous sera envoyé quelques jours avant les Rencontres. Il vous permettra de suivre les plénières en direct à distance et de revisionner les conférences.

  • Dois-je choisir entre le format présentiel ou digital ?

Oui, Ensemble, évitons le gâchis de papiers et de matières périssables !

Pour des raisons d’organisation matérielle de la partie présentielle, il nous est nécessaire de connaître le nombre de participants à l’avance pour assurer le respect des mesures barrières et gérer les commandes de restauration. Il vous sera possible de modifier votre choix jusqu’au 20 août 2021 sans frais. Passée cette date, des frais de 20€ seront appliqués.

  • Mon inscription aux Rencontres 2020 est-elle automatiquement reportée au mois de septembre 2021 ?

Oui et à partir de là vous avez 2 possibilités

* Je conserve mon inscription et veux venir en présentiel
J’ai reçu un mail pour me connecter, pour confirmer ma présence et choisir les conférences. Après mon séjour à Bordeaux, je recevrai un code personnel pour revisionner les conférences.
* Je conserve mon inscription mais ne serai pas présent.
J’ai reçu un mail pour me connecter et confirmer mon choix distanciel.
Je recevrai quelques jours avant un code personnel pour suivre via la plateforme Viewr les trois plénières en direct et regarder autant de conférences que je le souhaite en replay. Le tarif d’inscription est le même.

  • Que faire si je n’ai pas la possibilité de venir au mois de septembre ?

* Si vous avez vous-même procédé à l’inscription sur le site des Rencontres

– Options à privilégier – si vous n’avez pas la possibilité de participer en présentiel aux Rencontres au mois de septembre, vous pouvez :
Accéder au format digital. Vous recevrez quelques jours avant le congrès les codes d’accès pour visualiser les conférences en ligne, en streaming ou en replay.
Vous faire remplacer sur simple demande à aveclesequipes@clq-group.com

– Option de dernier recours – votre inscription sera intégralement remboursée si vous avez un empêchement majeur, jusqu’à 30 jours calendaires avant les Rencontres. Vous pouvez adresser votre demande à l’adresse aveclesequipes@clq-group.com. Au-delà de cette date, l’inscription est due dans son intégralité.

* Si vous faites partie d’une équipe qui s’est inscrite en groupe

Nous vous invitons à vous rapprocher de la personne en charge de votre groupe et de lui faire part de votre impossibilité de participer aux Rencontres au mois de septembre. Ce groupe aura la possibilité de remplacer votre nom dans la liste de ses participations, sans frais jusqu’à 30 jours calendaires avant les Rencontres.


  • Vous êtes inscrits collectivement en tant qu’équipe pluripro mais vous avez des changements à apporter dans la liste des participants. Vous pouvez écrire vos demandes à aveclesequipes@clq-group.com.

Au préalable, nous vous encourageons à vous être posé les questions suivantes :
* Je conserve mon inscription et veux venir en présentiel ? J’ai reçu un mail pour me connecter, pour confirmer ma présence et choisir les conférences et ateliers. Si je n’ai pas reçu de mail j’écris à aveclesequipes@clq-group.com pour en comprendre la raison
* Je conserve mon inscription, suivrai à distance mais ne serai pas présent physiquement.
J’ai reçu un mail pour me connecter et confirmer mon choix distanciel. Je recevrai quelques jours avant un code personnel pour suivre via la plateforme Viewr les trois plénières en retransmission direct, et regarder autant de conférences que je le souhaite en replay.

Si néanmoins certains membres de votre équipe ne peuvent pas venir, nous vous encourageons alors à vous poser les questions suivantes :
* La personne dont j’envisageais de remplacer le nom ou d’annuler l’inscription peut finalement se connecter à distance : Je conserve son inscription et la personne suit les instructions en point n°2 ci-dessus.
* Décidément la personne ne peut pas venir et ne souhaite pas de connexion individuelle à distance. Puis-je remplacer le nom de cette personne par une autre ? Rien de plus simple : faire changer un nom pour un autre sur simple demande à aveclesequipes@clq-group.com

Option de dernier recours
Malgré tout, le nombre de participants de mon équipe diminue… En présentiel, en distanciel, le nombre total de participants de mon équipe diminue par rapport à la facture déjà acquittée.
* Vous pouvez demander remboursement jusqu’à 30 jours calendaires avant les Rencontres des personnes manquantes, déduction faite des frais de dossiers.
* Mais vous pouvez aussi nous soutenir dans cette année décidément exceptionnelle. Ce serait un fort geste de soutien de votre part de rester tous inscrits. Vous pourrez ainsi offrir les codes d’accès supplémentaires à des collègues pour le visionnage des conférences. 

– Pour confirmer votre demande de remboursement ou pour modifier des noms : aveclesequipes@clq-group.com

  • Puis-je me faire rembourser les frais engagés comme le transport et l’hôtel ?

Il appartient à chacun de demander le report ou le remboursement des prestations réservées à titre individuel.

  • Je souhaite un accès digital 1 jour, est-ce possible ?

Non, cette version digitale n’est accessible que pour les personnes sélectionnant l’accès 2 jours.

  • J’ai déjà acheté un accès 1 jour et je souhaite accéder au contenu digital, est-ce possible ?

Exceptionnellement et pour ne pas compliquer la procédure, AVECsanté acceptera de transformer les accès présentiel 1 jour en accès digital 2 jours. Une condition cependant : votre inscription doit avoir été réglée avant le 1er juillet 2021.

  • Y aura-t-il une exposition de stands ?

Oui ! Nos partenaires et sponsors sont tous au rendez-vous, en présentiel, dans le respect de la réglementation en vigueur.

Si vous êtes exposant, vous avez reçu par email votre nouvel emplacement le 9 juillet 2021 et le guide technique comprenant toutes les informations pratiques vous a été envoyé le 12 juillet. Pour ce qui est des commandes de badges exposant, vous avez reçu dans un email séparé un accès à votre plateforme qui vous permettra de faire les modifications nécessaires.

  • Des déjeuners sont-ils prévus ?

Le déjeuner du premier jour, lundi 20 septembre est à votre charge. Cependant, un point restauration vous proposera des sandwiches à la vente à partir de 12h, dans l’espace exposition.

Pour ce qui est du mardi 21 septembre et par principe de précaution, le déjeuner sera servi sous forme de lunch box (inclus dans votre inscription). Les modalités précises de distribution et de consommation suivront la réglementation en vigueur au moment du congrès.

De même, des pauses café seront servies dans l’exposition, dans le respect de la réglemntation en vigueur.

Le format calendaire du congrès ayant été modifié, si vous aviez commandé la seconde lunchbox (proposée en option pour l’édition de mars 2020), vous serez remboursé automatiquement dans le courant de l’été 2021.

  • La soirée est-elle toujours d’actualité ?

Oui, dans le respect de la réglementation en vigueur. Attention, suite à son succès, les inscriptions sont désormais closes.

  • Puis-je acheter des livres en ligne ?

Non, il n’est plus possible d’acheter les livres en ligne.

maj : 10/06/2020

  • Pourquoi les Rencontres sont-elles reportées ?

Les Rencontres AVECSanté sont reportées, et non pas annulées.

Les évolutions épidémiologiques constatées concernant l’émergence du nouveau coronavirus Covid-19, les éléments officiels d’informations des autorités de santé ainsi que les incertitudes des prochaines semaines nous ont amenés, après mûre réflexion, à prendre la décision du report des Rencontres AVECsanté prévues à Bordeaux les 13 et 14 mars 2020. La sécurité sanitaire des participants, leur rôle majeur en tant qu’acteurs de santé de proximité dans la réponse à la crise épidémique à venir, et l’inquiétude grandissante de nombreux participants et des exposants sont pour nous des impératifs prioritaires qui ont guidé cette décision difficile. Les différents contacts qui ont été pris en urgence nous ont clairement confortés dans cette mesure.

  • Mon inscription aux Rencontres est-elle automatiquement reportée au mois de mai-juin ?

Oui.

Conférences, ateliers, plénières, animations, exposition : les Rencontres se dérouleront exactement de la même façon que cela était prévu en mars.

Si vous êtes déjà inscrit, il n’y a pas de démarche particulière à faire. Vous pouvez toujours accéder à votre inscription via votre espace personnel et y apporter des modifications au besoin.

  • Que faire si je n’ai pas la possibilité de venir au mois de mai-juin?

Si vous avez vous même procédé à l’inscription sur le site des rencontres

  1. Option à privilégier : Si vous n’avez pas la possibilité de participer aux Rencontres au mois de mai – juin, vous pouvez vous faire remplacer sur simple demande à aveclesequipes@clq-group.com
  2. Option de dernier recours : votre inscription sera intégralement remboursée si vous avez un empêchement majeur. Adressez votre demande à l’adresse aveclesequipes@clq-group.com

Si vous faites partie d’une équipe qui s’est inscrite en groupe

Nous vous invitons à vous rapprocher de la personne en charge de votre groupe et de lui faire part de votre impossibilité de participation aux Rencontres au mois de mai – juin. Ce groupe aura la possibilité de remplacer votre nom dans la liste de ses participations, sans frais.

  • Puis-je me faire rembourser les frais engagés comme le transport et l’hôtel ?

Il appartient à chacun de demander le report ou le remboursement des prestations réservées à titre individuel.

Si vous étiez inscrit aux Rencontres, un justificatif nominatif de report vous a été adressé par email. Il pourra être présenté aux compagnies de transport (Avion / Train) pour vous permettre demander le remboursement des frais engagés.

Ajout du 30 avril – source Journal Officiel de la République Française

En vertu de l’application du décret n°ECO C2008134R, vous êtes en droit d’exiger auprès de l’hôtel, un avoir valable pendant 18 mois à compter de la précédente date de réservation dans l’hôtel réservé.
La valeur de l’avoir sera celle du montant effectivement réglé. Si vous réservez à l’avenir sur une période plus onéreuse, vous serez tenus de régler la différence.
 

Ajout du 9 mars – source SNCF

Les voyageurs qui souhaiteraient reporter ou annuler leur déplacement en TGV ou en train Intercités pourront le faire “sans frais d’échange et de remboursement” jusqu’au 30 avril.

Pour les trains Oui GO, voici l’adresse qui peut vous permettre de demander le remboursement : https://remboursement.ouigo.com/

  • Je devais intervenir comme animateur aux Rencontres, qu’en est-il ?

Un email vous a été adressé. Les horaires et dates restent les mêmes. En cas d’empêchement, nous vous invitons à contacter rapidement equipe@avecsante.fr

  • Je devais intervenir comme bénévole aux Rencontres, qu’en est-il ?

Un email vous a été adressé. Les horaires et dates restent les mêmes. En cas d’empêchement, nous vous invitons à contacter rapidement :  aveclesequipes@clq-group.com

Vous n’avez pas trouvé la réponse à votre question ?

Ecrivez-nous : aveclesequipes@clq-group.com

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